Od 1. ledna 2027 vstoupí v účinnost zákon č. 231/2025 Sb., o řízení a kontrole veřejných financí, který nahradí dosavadní právní úpravu finanční kontroly. Pro organizace veřejného sektoru půjde o změnu, která se dotkne nejen samotných kontrolních postupů, ale také způsobu, jakým jsou nastaveny odpovědnosti, schvalování a dohledatelnost jednotlivých finančních operací. 

Nový zákon klade větší důraz na řízení rizik, jasné rozdělení práv a povinností a zachování auditní stopy. Cílem přitom není přidávat další administrativu, ale nastavit kontrolní procesy tak, aby byly účinnější, probíhaly ve správný okamžik a pomáhaly předcházet chybám dříve, než vzniknou. Právě na těchto principech platforma GINIS dlouhodobě staví. 

GINIS už dnes podporuje klíčové principy nové legislativy 

Pro zákazníky GINIS je podstatné, že řada požadavků nového zákona není v systému úplnou novinkou. Platforma už dnes umožňuje využívat elektronické schvalovací workflow, definovat jednotlivé role a oprávnění a průběžně zaznamenávat jednotlivé kroky schvalovacího procesu. Organizace tak může zpětně dohledat, kdo konkrétní operaci posuzoval nebo schválil, kdy se tak stalo a s jakým výsledkem. 

Právě důraz na odpovědnost jednotlivých osob a průkaznost schvalovacího procesu bude po roce 2027 ještě významnější. 

Gordic proto stávající funkcionalitu průběžně reviduje a rozšiřuje tak, aby odpovídala novému zákonu a zákazníci mohli při přechodu co
nejvíce navázat na procesy, které již používají. 

Posílení smyslu kontroly na počátku a jejího navázání na celý proces 

Nová právní úprava pracuje s předběžnou řídicí kontrolou před schválením operace, kontrolou před platbou i následnou řídicí kontrolou. 

Smyslem je zdůraznit smysl kontroly na počátku případu v okamžiku, kdy lze ještě chybnému nebo rizikovému rozhodnutí zabránit, a zároveň zajistit, že bude celý průběh operace zpětně dohledatelný. 

V GINIS budou tyto kontrolní kroky navázány na stávající schvalovací mechanismy. Pokud požadovaná kontrola neproběhne nebo skončí záporným výsledkem, systém může další vybrané operace zablokovat a nepustit je dál bez potřebného schválení. 

Tím informační systém nepřebírá odpovědnost za rozhodnutí samotné organizace, ale pomáhá zajistit, aby její vlastní nastavená pravidla byla v každodenní praxi skutečně dodržována. 

Jasné role a odpovědnosti 

Jedním z důležitých principů zákona je rozdělení práv a povinností mezi více osob. 

V GINIS je možné tento požadavek podporovat prostřednictvím schvalovacích rolí a předpisů. Organizace si tak může nastavit, kdo je oprávněn určitý krok provést, a oddělit například přípravu operace, její schválení a následnou kontrolu. 

Konkrétní rozdělení pravomocí samozřejmě zůstává odpovědností samotné organizace a musí odpovídat jejím vnitřním předpisům. GINIS však poskytuje nástroje, které umožňují tato pravidla převést přímo do elektronického procesu. 

Auditní stopa je součástí GINIS už dnes 

Nový zákon výslovně požaduje, aby bylo možné zpětně rekonstruovat posloupnost jednotlivých úkonů a ověřit jejich provedení. Právě auditní stopa patří mezi oblasti, které GINIS podporuje již dnes. 

Časová posloupnost úkonů, informace o jejich výsledku i identifikace osob, které operaci posuzovaly, schvalovaly nebo podepisovaly, jsou uchovávány v systému a zaznamenávány také v transakčním protokolu. 

Organizace tak může zpětně prokázat nejen to, že kontrola proběhla, ale také jakým způsobem, kdy a kým byla provedena. 

Řízení rizik bez zbytečné evidence navíc 

Významnou součástí nového zákona je také přístup založený na posouzení rizik. 

GINIS bude tento princip podporovat v rámci stávajících schvalovacích procesů. Posouzení toho, zda jsou rizika konkrétní operace nebo platby dostatečně řízena, může být zachyceno výsledkem příslušného schvalovacího úkonu. Pokud bude organizace potřebovat podrobnější záznam, může jej doplnit například formou poznámky nebo připojeného dokumentu. 

Cílem je zachovat průkaznost procesu, ale současně nevytvářet další administrativu tam, kde není nutná. Pro aktivní řízení rizik doporučujeme organizaci pořídit aplikaci CSA, která zvládne spravovat i rizika pro oblast řídící kontroly. Její použití usnadní práci a pomůže při naplnění smyslu zákona. 

Podpora se rozšíří i do dalších oblastí GINIS 

Aplikační podpora finanční kontroly je dnes součástí řady modulů ekonomického subsystému GINIS. Využívá se například u smluv, došlých a odeslaných faktur, poukazů, pohledávek, pokladních nebo účetních dokladů. 

V souvislosti s novou legislativou bude tato podpora dále rozšířena. 

Předběžná řídicí kontrola před schválením operace bude nově podporována také v oblastech, jako jsou Registr zakázek, Evidence veřejných zakázek, Evidence převodů a odprodejů nebo Veřejná finanční podpora. 

Řídicí kontrola se tak ještě lépe propojí s procesy, ve kterých konkrétní závazky a finanční operace vznikají. 

GINIS počítá i s výjimkami, které nový zákon umožňuje 

Nový zákon umožňuje v odůvodněných případech nahradit předběžnou řídicí kontrolu kontrolou následnou. I na tento scénář se Gordic připravuje. 

GINIS bude pro rozhodnutí o využití takové výjimky vyžadovat provedení schvalovacího procesu ve zjednodušené podobě. Schválení tak nebude ponecháno běžnému uživateli, ale bude možné jej směrovat ke konkrétní kompetentní osobě. Teprve po kladném schválení umožní systém pokračování operace nebo platby. Následná řídicí kontrola pak ověří, zda byl postup proveden v souladu s podmínkami schválené výjimky. I nestandardní situace tak zůstane průkazná a dohledatelná. 

Přechod bude potřeba dobře připravit 

Po určitou přechodnou dobu může systém fungovat současně v režimu starého a nového zákona a poté bude potřeba provést přechod na nový způsob fungování. Některé části administrace bude možné připravit s předstihem, jiné bude nutné dokončit přímo v určený den přechodu. 

Právě proto je důležité začít s přípravou včas. Organizace by měly postupně prověřit své vnitřní předpisy, role, odpovědnosti i současné schvalovací procesy. 

Nejen software, ale i metodická podpora 

Gordic při vývoji svých produktů průběžně sleduje a zohledňuje legislativní změny a metodické výklady a převádí je do podpory pro své zákazníky. 

Na Metodickém portálu GORDIC jsou postupně zveřejňovány informace k novému zákonu, řídicí kontrole, řízení rizik, auditní stopě i dalším souvisejícím tématům. Součástí podpory bude také školení – teoretická část a praktická část, webinář a další vzdělávací formáty zaměřené na praktickou přípravu organizací. 

Cílem je, aby zákazníci nezískali pouze aktualizovaný software, ale také srozumitelnou oporu pro samotný přechod na nová pravidla. 

Nový zákon představuje změnu v přístupu k řízení veřejných financí. Pro organizace využívající dobře nastavené elektronické procesy však nemusí znamenat kompletní přestavbu dosavadního fungování. Výsledkem by proto nemělo být více razítek a složitější administrativa, ale především větší přehled, jasnější odpovědnost a lepší kontrola nad veřejnými prostředky.