Věříme v jiný způsob řízení
567 309 136

Od podatelny až do digitálního archivu. Jak postupovat?

V každé fázi životního cyklu dokumentu je možné udělat něco pro budoucí uložení a následné skartační řízení. Zde je návod.
Současný vývoj eGovernmentu, s ním související legislativa i samotné rychlé rozšíření digitálních dokumentů v praxi přinášejí mnohé požadavky na jejich řádnou správu, ukládání i vyřazování. Tato oblast je nová jak pro původce, ale i pro samotné archiváře. 
 
Veřejnoprávní původce má povinnosti převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standardu.  GORDIC vyvinul a dodává softwarové nástroje, které pomáhají snadno a rychle realizovat všechny potřebné úkony. Následující řádky Vám poskytnou inspiraci, jak v jednotlivých životních etapách dokumentu tyto pomocníky použít a jak jednoduše dojít k cíli: jeho důvěryhodnému uložení a následné správně provedené skartaci.


Příprava digitálních dokumentů
Postavení jednotlivých komponent digitální spisovny GINIS, zajišťujících správu, ukládání i vyřazování digitálních dokumentů
 
Příjem a vyhotovování dokumentů
Při příjmu a vyhotovování dokumentů je vhodné upravit postupy práce a vyvarovat se procesních chyb. Ty mohou mít zásadní dopad na přípravu digitálních dokumentů pro uložení a na samotné skartační řízení. Cestou k vyšší efektivitě a minimalizaci nákladů je převádění dokumentů do výstupního datového formátu co nejdříve po jejich příjmu. Snižují se tím nároky na vyřizující referenty a minimalizuje se riziko budoucí nečitelnosti a nepřevoditelnosti.

Elektronickou podatelnu (ePOD) je možno rozšířit o automatickou kontrolu formátu digitálních dokumentů. Tato kontrola je zařazena do rozboru elektronického podání. Pokud přijímaný dokument není ve výstupním datovém formátu, systém automaticky vyšle do modulu Registr konverzí (RAK) požadavek na jeho změnu. Vyřizujícímu referentovi se tak výrazně zrychlí a zjednoduší vyřízení a uzavření spisu. 

Důležitou roli pro zachování důvěryhodnosti digitálního dokumentu hraje Dokumentový konverzní server (DKS). Tento produkt umožňuje na pozadí uživatelských modulů ukládat dokumenty do "archivního" formátu PDF/A-1b. Výsledné dokumenty po „konverzi“ jsou opatřeny uznávaným elektronickým podpisem a časovým razítkem garantujícím integritu dokumentu vhodného pro dlouhodobé uložení. DKS je integrovatelný s modulem RAK. Díky tomu je i změna datového formátu v modulu RAK rychlejší a výstup je validní s formátem PDF/A.

Příprava dokumentů pro uložení
Nejvíce úkonů musí vyřizující referent realizovat při vyřízení spisu. Kromě úplnosti spisu musí určit skartační režim, formu jednotlivých dokumentů, zkontrolovat formáty popř. zajistit změnu datového formátu a doplnit chybějící metadata. Zkušenosti z praxe ukazují, že proces vyřizování, uzavírání a předávání spisu k uložení není možné plně automatizovat, ale užitím modulu RAK a využitím automatických oprav je možné jej výrazně zjednodušit a zrychlit.
 
O automatické kontroly s následnou opravou lze rozšířit stávají moduly Univerzální spisový uzel (USU), Spisovnu (SPI) a Správa uložených digitální dokumentů (SUD). Tato chytrá funkce vyhledá chybná a chybějící metadata nebo upozorní uživatele na chybný formát. Tento chytrý nástroj pak hromadně vytvoří žádosti do modulu RAK a po zadání správných údajů hromadně opraví metadata. Vyřizující referent získá pomocníka, který mu výrazně zjednoduší nutné administrativní úkony. 
Až do provedení výběru archiválií odpovídá původce za zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat. Původce musí zabezpečit, že tyto vlastnosti budou zachovány od příjmu až do ukončení skartačního řízení. 

Příprava a realizace skartačního řízení
Uložené digitální dokumenty vyžadují průběžnou aktivní péči. Modul Správa uložených digitálních dokumentů (SUD) je užitečný nástroj pro dlouhodobé udržení autenticity dokumentů i správu potřebných metadat. Snadné řešení pro vlastní řádné ukončení životního cyklu dokumentů pak představuje modul Elektronické skartační řízení (ESR). Díky němu vyřešíte narůstající množství "virtuálních" dat ve spisovně, tvorbu skartačních návrhů, hromadnou tvorbu SIP balíčků pro digitální archiv (např. NDA) či automatickou komunikaci s tímto archivem.

Možná si říkáte, že správa, ukládání a vyřazování digitálních dokumentů je věc složitá a riskantní. Ovšem není důvod se bát. Maximum výše popsaných funkcí probíhá automatizovaně a hromadně, někdy i na pozadí, takže o nich ani nevíte. V řadě situací jste zase jako uživatel programem veden ke správnému řešení. Jakmile si na uvedené postupy zvyknete, bude práce s popsanými moduly rychlá, efektivní a příjemná. A k tomu získáte dobrý pocit a jistotu, že jste v oblasti práce s elektronickými dokumenty nic nepodcenili.
 

Zprávy GORDIC

Zobrazení dle typu:
  • Aktualizace software
  • Metodologie
  • Zprávy vlastní
  • Zprávy cizí
  • Řešení
Potvrdit výběr